A bejegyzési eljárása kimenő dokumentumok - kimenő iratok

Kimenő által készített dokumentumok a szervezet és meg kell küldeni, miután a megfelelő nyilvántartási és aláírása, a fej rögzíti központilag szolgálatában dokumentumkezelés (DOW) a nyilvántartási és ellenőrzési kártyák (PKK), vagy a nyilvántartás kimenő dokumentumok.

Az index a kimenő dokumentum kerül a két szakaszban történik.

Kezdetben az énekes, aki készített egy dokumentumot be kell nyújtani a fejét a kézjegye rajta, és ebben az esetben az index másolatát tárolja a nómenklatúra a kimenő dokumentum (a rész egy index és ügyszám ebben a részben), például szám 5-14. Aláírását követően a fej vagy más meghatalmazott személy a dokumentumot küld a szolgáltató a regisztrációs DOW. A folyamat során a regisztrációs a regisztrációs a dokumentum az index esetében a nómenklatúra egy sorszám a kimenő dokumentum, amely át a regisztrációs formában, például száma 5-14 / 346.

Soros nyilvántartási szám elhelyezni a dokumentumokat a bruttó rend a papi év függetlenül attól, hogy a szerkezeti osztály készített egy dokumentumot, amely esetben ez lesz varrt. Például egy kimenő dokumentum által készített számviteli osztály, megkapja az index 6-15 / 345 (6 - számviteli index, 15 - az ügyszám, a számviteli osztály, amely tartalmazni fog egy példányt a kimenő dokumentum), a következő egy dokumentum elő a személyzeti osztály, hogy az index 5- 14/346 (5 - az index a személyzeti osztály, 14 - az ügyszám, a személyzeti osztály, amely tartalmazni fog egy példányt a kimenő dokumentum).

Formában a regisztrációs lapot a kimenő dokumentumok azonos az alakja ALAC beérkező dokumentumokat. Az egyetlen különbség a töltés RSC kimenő dokumentumok abban a tényben rejlik, hogy a „levelező” jelzi a szervezet nevét, amelyhez a dokumentum küldésre.

Regisztráció kimenő dokumentumok lehetnek jellemzők attól függően, hogy a dokumentum egy válasz, vagy kezdeményezést. Kimenő dokumentumok és válaszok arra ösztönzik, hogy regisztráljon ugyanazokat a kártyákat, mint a beérkező dokumentumokat kéri. Ebben az esetben a regisztrációs okmány származó index index eset a nómenklatúra, amely tűzhető példányt a kimenő dokumentum, és a soros nyilvántartási száma dokumentum átvételét, amely során egy választ (kivett a regisztrációs bélyegző). RSC információt a dokumentum, a válasz van rögzítve a „oszlopban a jelet a végrehajtás a dokumentum.”

Tekintsük a példát kimenő iratnyilvántartásának levélre válaszul, valamint példát töltés RSC vele.

Regisztráció dokumentum - Számlát odokumente adatokat az előírt formában, rögzítése a tény annak létrehozását, küldés vagy nyugtát.

Adhat részletesebb meghatározását regisztráció, mint a megerősítést a létesítmény vagy a dokumentum egy adott napra beírja azt a regisztrációs űrlapot, hogy szerkesztői nyilvántartási száma és rögzítik a forma alapvető információkat a dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy adatbázist az intézmények dokumentumaihoz az ezt követő a határidők végrehajtását dokumentumok és hivatkozás működik rajta.

Más szóval, a regisztrációs folyamat meghatározott egy információkereső rendszer az összes dokumentumot az intézmény, amely aztán fel lehet használni, hogy segítsen a munka és ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumokat.

Következésképpen a regisztrációs három célkitűzése van:

§ felett azok végrehajtását;

§ referencia munkát a dokumentumokat.

Regisztráció csak akkor van szükség, hogy a dokumentumok választ igényelnek és végrehajtása, függetlenül attól, hogyan jönnek létre vagy kapott.

Működési által küldött dokumentumok vagy létrehozott tájékoztató jellegűek, és nem igényel választ és a teljesítmény, nem regisztrált. irodai szolgáltatás ki kell dolgoznia egy lista (lista) a dokumentumok, amelyek nem feltétele a regisztráció. Ő hagyta jóvá a szervezet vezetőjének, és frissíteni szükséges. Előfeldolgozása után rögzítetlen dokumentumok át közvetlenül az egység vagy az előadóművészek, amelyek kapcsolódnak a benne foglalt információk.

A dokumentumok nem kell regisztrálni, mint általában, a következők:

§ információkat és referencia levél karakter által küldött információkat;

§ gratuláló leveleket és táviratokat;

§ meghívók, programok szemináriumok, találkozók és konferenciák szervezése;

§ kiadványok (könyvek, kiadványok, folyóiratok);

§ megjelölt csomagokat „Magán személy”;

§ példányt a szabályok, rendeletek és kormányzati megrendelések;

§ információs anyagok, stb ..

Regisztráció formák dokumentumok

Bejövő, kimenő és belső dokumentumok rögzítik külön külön sorszámmal.

Nyilvántartási szám (index) a dokumentum - digitális vagy alfanumerikus megjelölés dokumentumhoz rendelt alatt nyilvántartásba.

Háromféle regisztrációs dokumentumokat:

Így a nyilvántartásban bizalmas dokumentumok az alábbi oszlopokat tartalmazza:

Magazine nyilvántartási rendszer hasznos volt szervezetek mindaddig, amíg kap egy kis számú dokumentumot. A nagy mennyiségű dokumentum naplórendszer számos jelentős hátránya. Mivel fakitermelés végezzük a sorozat iratok átvételére, ez csak egy személy végezhet egyszerre. A nagy számú beérkezett dokumentumok regisztrációs folyamat időigényes, és késlelteti a további munkát a dokumentumokat. Ezen túlmenően, a naplózási rendszer gyakran vezet az újbóli nyilvántartásba dokumentumok és a többi szerkezeti egység, ahol a továbbított irat. De a fő hátránya a naplózási rendszer - lehetetlen megszervezni felett időzítése végrehajtása dokumentumok és haladéktalanul elvégzi az információs és referencia munkát a dokumentumokat.

Kártya regisztrációs rendszer lehetővé teszi, hogy ezeket a hátrányokat leküzdeni, mivel a kártya lehet helyezni fájlok bármilyen sorrendben, és regisztrálja a dokumentumok néhány ember egy időben, ami a tervrajz a kívánt példányszámot a regisztrációs kártyát. Alakja regisztrációs kártyát lehet meghatározni az intézmény és rögzítik az iratkezelési utasítás.

Azonban a leghatékonyabb a mai napig, egy automatizált rendszer a regisztrációs dokumentumokat a számítógépen. Ez lehetővé teszi a regisztrációs vezetői munkahelyek közötti össze minden információt a dokumentumot egy adatbázist, a melyek alapján lehet szervezni egy központi információs és kézikönyvek és ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumokat.